ความโกลาหลในบ้าน: การจัดการความซับซ้อนในสถานที่ทำงาน

ใน บทความก่อนหน้านี้ฉันได้พูดถึงความซับซ้อนของสถานที่ทำงานและการทำงานที่เกินกำลังนั้นเป็นเหมือนคลื่นของการต่อต้านที่ผลักดันความพยายามทั้งหมดของผู้นำในการขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้า และอธิบายว่าเมื่อเวลาผ่านไปจะสามารถสร้างคลื่นสึนามิที่ท่วมท้นและทำให้แรงงานจมน้ำตายได้อย่างไร

เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น ประสิทธิภาพการทำงานแย่ลงเมื่อผู้นำหงุดหงิดและสับสนมากขึ้น สิ่งที่น่ากังวลกว่านั้นคือการที่ขวัญกำลังใจของพนักงานแย่ลง และพนักงานก็เริ่มคิดถึงทางเลือกต่างๆ เช่น การกระโดดลงเรือ การแก้ไขสถานการณ์นี้เป็นเรื่องยากที่สุด และในหลาย ๆ กรณี มันเป็นไปไม่ได้เลยหากไม่มีผู้นำคนใหม่

มีงานวิชาการมากมายเกี่ยวกับสถานที่ทำงานและผลกระทบต่อแรงงาน ต่อไปนี้คือจุดสองสามจุดที่คุณจะพบซ้ำแล้วซ้ำอีก:

• ความซับซ้อนของสถานที่ทำงานและการทำงานเกินกำลังกำลังเพิ่มขึ้น และมีผลกระทบโดยตรงต่อประสิทธิภาพขององค์กร
• เมื่อเวลาผ่านไป สถานที่ทำงานที่วุ่นวายจะไม่เพียงแต่ลดประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร แต่ยังทำลายวัฒนธรรมขององค์กรอีกด้วย

ปีเตอร์ ดรักเกอร์ ผู้ล่วงลับ ได้ประกาศกูรูด้านการจัดการแห่งศตวรรษโดย นิวนิวยอร์กไทม์ย้ำเตือนเราว่า “ความโกลาหลเป็นโอกาส ไม่ใช่ภัยคุกคาม” เขาโน้มน้าวความเชื่อนี้ตลอดอาชีพการทำงานกว่าห้าสิบปีของเขาในฐานะที่ปรึกษาด้านการจัดการ เขาเชื่อว่าการเปลี่ยนความวุ่นวายเป็นโอกาสเป็นสัญลักษณ์ของผู้นำที่ยิ่งใหญ่

เขาพิสูจน์ครั้งแล้วครั้งเล่าว่าเป็นกรณีนี้ แต่สิ่งที่เปลี่ยนแปลงไป? กระบวนทัศน์ปัจจุบันเปลี่ยนไปหรือไม่? เนื่องจากการเพิ่มขึ้นของเทคโนโลยีทำให้สถานที่ทำงานมีสภาพแวดล้อมที่ซับซ้อนมากขึ้นในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ จึงเป็นไปได้ไหมที่จะเปลี่ยนความวุ่นวายเป็นโอกาส

ในระดับหนึ่ง ทุกบริษัทประสบกับความโกลาหลในระดับหนึ่ง แต่โดยปกติแล้วจะสามารถจัดการได้ ฉันกล้าพูดว่าผู้นำในสภาพแวดล้อมที่วุ่นวายเป็นที่แพร่หลายมากขึ้นกว่าที่เคยเป็นมา สิ่งที่ผู้นำกังวลมากที่สุดคือการที่ผู้นำสวมวิญญาณของมนุษย์ การต่อสู้กับความโกลาหลในที่ทำงานในปัจจุบันนั้นยากกว่าที่เคยเป็นมามาก ฉันเชื่อว่า Drucker พูดถูก ผู้นำที่ยิ่งใหญ่จะลุกขึ้นเหนือการต่อสู้ เปลี่ยนความโกลาหลให้เป็นโอกาสเพื่อให้ได้เปรียบในการแข่งขัน ที่คุณวางใจได้!

เมื่อสถานที่ทำงานเกิดความโกลาหล มักจะมีปัจจัยหลายอย่างที่ต้องเผชิญ และไม่มีสิ่งใดที่เอื้ออำนวยได้มากไปกว่าปริมาณเวิร์กโฟลว์ปริมาณมาก การทำงานเกินกำลังเป็นผลโดยตรงจากเวิร์กโฟลว์ที่มากเกินไป เมื่อปริมาณของเวิร์กโฟลว์เกินความสามารถของมนุษย์ที่จะรับมือ ความโกลาหลก็คืบคลานเข้ามา

งานวิจัยชิ้นสำคัญที่ขยายความว่าปริมาณของเวิร์กโฟลว์เพียงอย่างเดียวสามารถนำไปสู่ความโกลาหลในที่ทำงานได้อย่างไร ได้รับการตีพิมพ์ใน วารสารพฤติกรรมองค์กร ในปี 2020 หัวข้อ “รูปแบบไดนามิกของการไหลในที่ทำงาน” สรุปได้ดังนี้

1. การไหลในที่ทำงานแสดงถึงตัวแปรภายในระดับสูง (เกี่ยวกับตนเอง) ที่มีลักษณะวุ่นวายใน 75 เปอร์เซ็นต์ของกรณีที่ศึกษา
2. การไหลระดับสูงเกี่ยวข้องกับความโกลาหล
3. ระดับต่างๆ ของประสบการณ์การไหลที่ถูกมองว่าเป็นการผสมผสานระหว่างการกระทำ การตระหนักรู้ อายุ และประเภทงานนั้นสัมพันธ์กับการเกิดขึ้นของรูปแบบต่างๆ ที่มักไม่ต้องการ (เช่น วุ่นวาย การสุ่ม)

การศึกษานี้ เช่นเดียวกับคนอื่นๆ อีกจำนวนมากเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงของสถานที่ทำงานและกำลังคน ทำให้เกิดข้อสงสัยเพียงเล็กน้อยว่าปริมาณของเวิร์กโฟลว์เพียงอย่างเดียวก็เพียงพอแล้วที่จะทำให้สถานที่ทำงานกลายเป็นความโกลาหล สิ่งนี้ทำให้ผู้นำรู้สึกหนักใจในการพยายามตามให้ทัน ผลการศึกษายังแสดงให้เห็นว่ายิ่งความโกลาหลในที่ทำงานนานขึ้น ประสิทธิภาพการทำงานก็ยิ่งแย่ลง

ผู้บริหารระดับสูงของลูกค้าด้านการดูแลสุขภาพที่กำลังประสบปัญหาอย่างมากในการควบคุมทิศทางของผลการดำเนินงานขององค์กรอาจพูดได้ดีที่สุดเมื่อเขาประกาศว่า "เรามีความโกลาหลในบ้าน!" นี่คือจุดเริ่มต้นของจุดจบของผู้นำหลายๆ คน ซึ่งก็เหมือนกับผู้นำคนนี้ การกลับมาควบคุมสถานที่ทำงานที่วุ่นวายมักต้องการให้องค์กรเข้ามาแทนที่ผู้นำในปัจจุบัน

ระหว่างพูดคุยถึงวิธีที่เทคโนโลยีทำให้เกิดความโกลาหลในที่ทำงานกับพีท แบรดชอว์ ประธานองค์กรที่ปรึกษาองค์กร ศาสตราจารย์ School of Organizational Management ที่มหาวิทยาลัยนอร์ธแคโรไลนา และที่ปรึกษาเสริมของบริษัทเรา เขาเล่าว่า “ สาเหตุหลักของสถานที่ทำงานที่วุ่นวายในปัจจุบันมาจากการทำงานมากเกินไป ผู้บริหารใช้เทคโนโลยีเป็นอาวุธในการลดจำนวนพนักงานที่รับผิดชอบในการเพิ่มปริมาณงานในระดับมาก เมื่อเวลาผ่านไป พนักงานจะใส่ใจน้อยลง มีส่วนร่วมน้อยลง และมีประสิทธิผลน้อยลงซึ่งนำไปสู่ผลการปฏิบัติงานขององค์กรที่ไม่ดี”

ฉันก็เช่นกัน ได้เห็นผู้นำที่ใช้เทคโนโลยีเพื่อพิสูจน์การทำสัญญากับทรัพยากรยาง โดยคิดว่ามันเพียงอย่างเดียวจะช่วยให้องค์กรทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นโดยใช้ทรัพยากรน้อยลง การประเมินผลตอบแทนของทุนมนุษย์เป็นระยะและการปรับเปลี่ยนที่เหมาะสมนั้นเป็นสิ่งที่ดีและจำเป็น อย่างไรก็ตาม ในขณะที่ผู้นำบีบบังคับแรงงานลง เพียงแค่ตระหนักว่าปริมาณงานเพิ่มขึ้นตามสัดส่วนของผู้ปฏิบัติงานที่เหลือ

ทัศนคติของ "ทำมากแต่น้อย" เป็นความจริงของชีวิตองค์กร แต่อย่ามองข้ามความจริงที่ว่ามีขีดจำกัดเกินกว่าที่องค์กรจะหยุดทำงานไปพร้อมกัน และไม่ว่าเทคโนโลยีจะกองหนุนมากแค่ไหนก็ตามเพื่อช่วยเหลือสถานการณ์—มันยิ่งทำให้เรื่องแย่ลงไปอีก!

ในขณะที่กระแสการต่อต้านที่เกิดจากการแพร่กระจายของเทคโนโลยียังคงกลืนกินชีวิตองค์กร ผู้นำต้องค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่ทำให้สถานที่ทำงานและพลวัตของแรงงานง่ายขึ้นและไม่ซับซ้อน นี่หมายถึงการปรับเปลี่ยนวิธีคิดและการทำงานของผู้นำ—ไม่ง่ายเลยที่จะทำ!