การประชุมน้อยลงสามารถย้อนกลับการเลิกอย่างเงียบ ๆ ได้หรือไม่? การวิจัยกล่าวว่า 'ใช่'

ความต้องการ "การประชุมเป็นศูนย์" ได้กลายเป็นเครื่องต่อรองสำหรับพนักงานที่กำลังพิจารณาเปลี่ยนงานตาม a การศึกษาใหม่ จากบริษัทซอฟต์แวร์ Otter.ai และ University of North Carolina ที่ Charlotte ผู้เข้าร่วมรายงานว่ามีการประชุมมากเกินไปในปฏิทิน ซึ่งทำให้รู้สึก “รำคาญ” และ “หงุดหงิด”

ในข่าวอื่นๆ…น้ำคือ เปียก.

การประชุมภายในเป็นพื้นที่ที่เต็มไปด้วยหนามมากว่าทศวรรษ แต่การใช้ประโยชน์จากพนักงานท่ามกลางการลาออกของมวลชนควรกระตุ้นให้ผู้นำทบทวนแง่มุมนี้อีกครั้งในองค์กรของตน ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านสถานที่ทำงานที่มีหนังสือหลายเล่มและ พูดคุย TED ในการทำให้เข้าใจง่ายขึ้น "การประชุมเป็นศูนย์" เป็นเสียงเรียกร้องของฉันมาหลายปีแล้ว

โฆษณา

ผ่านกระบวนการวิจัย ทำไมถึงชนะง่ายๆ, ฉันพบว่าสถานที่ทำงานมีความซับซ้อนมาจากสองแหล่ง: ตัวองค์กรเอง และ พนักงานแต่ละคน ความซับซ้อนขององค์กรเกี่ยวข้องกับกฎระเบียบของอุตสาหกรรม ตลอดจนจำนวนคน ขั้นตอน การตัดสินใจ และจุดข้อมูลที่จำเป็นในการทำบางสิ่งที่มีความหมายในบริษัทของคุณ ตัวอย่างเช่น จำนวนการอนุมัติในกระบวนการจ้างงานของคุณหรือข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับการจัดการข้อมูลผู้บริโภคในสหราชอาณาจักรหรือเกาหลีใต้

ในทางกลับกัน ความซับซ้อนส่วนบุคคลหมายถึงเทปสีแดงที่สร้างขึ้นโดยบุคคลเดียวหรือองค์กรเดียว ตัวอย่างในโลกแห่งความเป็นจริงคือ VP ที่จัดการประชุมรายสัปดาห์เป็นเวลาห้าชั่วโมงหรือหน่วยธุรกิจที่มีความสามารถพิเศษสำหรับ PowerPoints ที่มีสไลด์มากกว่า 200 สไลด์

ในบริษัทของคุณเอง การประชุมจะได้รับอิทธิพลจากวัฒนธรรมองค์กรตลอดจนบุคคลที่เป็นผู้นำและเข้าร่วมการประชุม ในการขจัดความซับซ้อนในการประชุมที่คุณเป็นผู้นำหรือเข้าร่วม ให้ตอบข้อความทั้งหกต่อไปนี้ด้วยคำว่า "สม่ำเสมอ" "บางครั้ง" "ไม่ค่อย" หรือ "ไม่เคย"

โฆษณา

1. ฉันใช้เวลา 20% หรือน้อยกว่าในแต่ละสัปดาห์ในการประชุม/การโทรที่ไม่ก่อผล

2. ฉันดำเนินการ/สนับสนุนให้ทีมทำงานโดยคำนึงถึงความเรียบง่ายเป็นหลัก

3. การประชุมที่ฉันเป็นผู้นำเริ่มต้นและสิ้นสุดตรงเวลา

4. การประชุมในองค์กรของฉันมีวัตถุประสงค์และวาระที่ชัดเจน

5. เฉพาะคนสำคัญเท่านั้นที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมที่ฉันเข้าร่วม

6. ฉันรู้สึกสบายใจที่จะปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมการประชุมหรือการมอบหมายการเข้าร่วมประชุมให้กับบุคคลอื่น

โฆษณา

คำนวณผลรวมของคุณโดยใช้ตารางสรุปสถิติต่อไปนี้สำหรับแต่ละคำตอบ:

· สม่ำเสมอ = 0

· บางครั้ง = 1 คะแนน

· น้อยครั้ง = 2 คะแนน

· ไม่เคย = 3 คะแนน

ถ้าคุณนับ จุด 1 ถึง 4ให้มองหาโอกาสในการทำให้การประชุมในองค์กรของคุณง่ายขึ้น ตอนนี้ แง่มุมนี้ในชีวิตประจำวันของคุณใช้ได้ แต่อย่างน้อยหนึ่งคำตอบ "ไม่เคย" หรือ "ไม่ค่อย" กำลังสร้างความซับซ้อน ตรวจสอบพื้นที่นั้นและหลักสูตรที่ถูกต้องทันทีเพื่อหลีกเลี่ยงการปนเปื้อนในด้านอื่นๆ ของธุรกิจ

โฆษณา

ถ้ายอดรวมของคุณคือ จุด 5 ถึง 9การประชุมในองค์กรของคุณกำลังแสดงอาการของความซับซ้อน และหากปล่อยทิ้งไว้โดยไม่ได้ตรวจสอบ มีแนวโน้มที่จะแพร่กระจายไปยังด้านอื่นๆ ของการดำเนินงาน พิจารณาดำเนินการตรวจสอบการประชุมทันทีเพื่อพิจารณาว่าการประชุมใดมีคุณค่า และการประชุมใดควรถูกโยนลงไปในบึงไฟ

หากคุณทำคะแนน จุด 10 ถึง 14การประชุมเป็นแหล่งสำคัญของความซับซ้อน มีแนวโน้มว่าปัญหาจะไปไกลกว่าองค์กรของคุณและขยายไปถึงทั้งบริษัท ด้วยความซับซ้อนที่ส่งผลต่อทุกอย่างตั้งแต่การประชุมสถานะและช่วงระดมความคิดไปจนถึงการวางแผนและการตัดสินใจ บริษัทของคุณน่าจะติดอยู่กับเกียร์แรกในหลาย ๆ ด้าน

สุดท้าย ถ้าคุณคำนวณผลรวมของ 15 หรือมากกว่าการประชุมได้มาถึงระดับอันตรายของความซับซ้อนแล้ว แม้ว่าทรัพยากรของบริษัทจะสูญเปล่าอย่างรวดเร็ว แต่พนักงานก็ยอมรับสภาพที่เป็นอยู่ ผู้คนล้มเลิกความคิดที่จะเลิกบุหรี่อย่างเงียบๆ หรือพวกเขากำลังพยายามบ่อนทำลายตัวแทนของการเปลี่ยนแปลงอย่างแข็งขัน ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด สถานะของการประชุมของคุณต้องได้รับการเอาใจใส่ในทันที

โฆษณา

ตอนนี้ แบ่งปันคำแถลงและการวินิจฉัยทั้งหกกับทีมของคุณ และขอให้พวกเขาสร้างสาเหตุที่น่าจะเป็นไปได้ว่าทำไมความซับซ้อนจึงแย่งชิงการประชุมไป และเสนอแนวคิดเพื่อทำให้ง่ายขึ้น จัดกำหนดการเซสชั่นเพื่อหารือเกี่ยวกับทั้งเหตุผลและแนวทางแก้ไข ซึ่งควรบันทึกไว้ในไวท์บอร์ด

หลังจากอภิปรายถึงความเป็นไปได้ของการแก้ปัญหาแล้ว ให้ลงคะแนนว่าข้อใดสามข้อที่จะนำไปใช้ในทันที — และลงมือทำ ตัวอย่างของการแก้ปัญหาอาจรวมถึง “จำกัดการประชุมให้มีผู้เข้าร่วมประชุมแปดคนหรือน้อยกว่า” หรือ “การเชิญเข้าร่วมการประชุมทุกครั้งจะต้องมีวาระการประชุม” และ “มุ่งมั่นที่จะไม่มีการประชุมในวันศุกร์” เพื่อป้องกันการกลับมาสู่ธุรกิจตามปกติ ให้พิจารณาสร้างมนต์แห่งการพบปะกับความคาดหวังเหล่านี้และแบ่งปันให้ทั่วทั้งบริษัท

หากคุณต้องการตรวจสอบแนวทางใหม่นี้สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ ให้ระบุคำเตือนว่าการประชุมมีราคาแพง การลดหรือขจัดการประชุมที่ไม่จำเป็นจะไม่เพียงแต่ปรับปรุงขวัญกำลังใจของพนักงานและเพิ่มการรักษาไว้เท่านั้น แต่ยัง ช่วยให้องค์กรลดต้นทุนได้อย่างมาก. สำหรับบริษัทที่มีพนักงาน 100 คน เงินออมจะอยู่ที่ประมาณ 2.5 ล้านเหรียญสหรัฐต่อปี และสำหรับบริษัทที่มีจำนวน 5000 ราย ตัวเลขจะเพิ่มขึ้นเป็นมากกว่า 100 ล้านเหรียญสหรัฐ

โฆษณา

การพิจารณาว่าการประชุมดำเนินการในองค์กรของคุณอย่างไร และกำจัดการประชุมที่หมดประโยชน์ไปแล้ว สามารถช่วยรักษาพนักงานและนำพาธุรกิจไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น ส่งเสริมให้ทีมของคุณปฏิเสธการประชุมใดๆ โดยไม่มีจุดประสงค์ ผู้มีอำนาจตัดสินใจ หรือวาระที่ชัดเจน และให้รางวัลแก่พนักงานที่แสดงความกล้าหาญอย่างต่อเนื่องในด้านนี้ ตั้งคำถามต่อการประชุมใหม่ๆ และปรับปรุงการประชุมปัจจุบันต่อไป แล้วคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงจากการเลิกบุหรี่แบบเงียบๆ ไปสู่วิธีการทำงานที่ชาญฉลาดและง่ายกว่า