4 เคล็ดลับเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือของคุณ

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดสำหรับความสำเร็จในที่ทำงานและในชีวิตที่เหลือของคุณ เมื่อคุณสามารถพูดประเด็นของคุณ แสดงความเห็นอกเห็นใจ และนำเสนอกรณีของคุณได้อย่างยอดเยี่ยม คุณจะสร้างความน่าเชื่อถือ ความไว้วางใจ ความสัมพันธ์ และความก้าวหน้าในอาชีพการงานของคุณ

แต่น่าเสียดายที่การสื่อสารก็เป็นสิ่งที่ท้าทายเช่นกัน เพราะมีเวลาน้อยเกินไป มีช่องว่างระหว่างผู้คนมากเกินไป และมีแนวคิดที่ซับซ้อนมากมายให้แบ่งปัน แต่การศึกษาใหม่แสดงให้เห็นว่าการสื่อสารประเภทใดที่ผู้คนให้ความสำคัญ และด้วยเหตุนี้คุณจะทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดีที่สุดและเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ได้อย่างไร

การสื่อสารมีผลกระทบอย่างมาก

ทักษะในการสื่อสารมีผลอย่างมากต่อประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือ ในความเป็นจริง เมื่อผู้นำถูกมองว่าสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น—ด้วยความอบอุ่นและการเสริมอำนาจที่มากขึ้น—สมาชิกในทีมจะมีส่วนร่วมมากขึ้น มีประสิทธิภาพและแม้แต่มองโลกในแง่ดี จากการศึกษาของ มหาวิทยาลัยโบโลญญ่า และ Wilmar Schaufeli แห่งมหาวิทยาลัย Utrecht.

และในการศึกษาอื่นโดย มหาวิทยาลัยมึนสเตอร์ผู้คนตัดสินรูปแบบการสื่อสารเหนือข้อมูลประจำตัวระดับมืออาชีพในการประเมินความน่าเชื่อถือและความน่าเชื่อถือของเนื้อหาและผู้เชี่ยวชาญ

ความท้าทาย

อย่างไรก็ตาม การสื่อสารเป็นสิ่งที่ท้าทายสำหรับหลาย ๆ คน และ 59% ของผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้กังวลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการสื่อสารที่ลดลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาทำงานแบบผสมผสาน จากการศึกษาของ Grammarly. ผู้นำธุรกิจในการศึกษาประเมินว่าสมาชิกในทีมของพวกเขาเสียเวลาโดยเฉลี่ย 7.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ไปกับการสื่อสารที่แย่ โดย 72% รายงานว่าทีมของพวกเขามีปัญหากับประสิทธิภาพการสื่อสาร

นอกจากนี้ 90% ของผู้คนกล่าวว่าการสื่อสารที่ไม่ดีมีผลกระทบด้านลบ เช่น ต้นทุนที่เพิ่มขึ้น (45%) การพลาดกำหนดเวลา (39%) ชื่อเสียงของแบรนด์ลดลง (34%) หรือประสิทธิภาพการทำงานลดลง (28%) และการศึกษาโดย พังค์ แสดงให้เห็นว่า 86% ของผู้คนเชื่อว่าการขาดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกันเป็นสาเหตุหลักของความล้มเหลวในที่ทำงาน และเมื่อทีมสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ก็จะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากถึง 25%

สื่อสารได้ดีขึ้น

แต่ก็เป็นไปได้ที่จะสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและได้ผลตอบแทนจากการสื่อสารมากขึ้น เช่น ความน่าเชื่อถือที่มากขึ้นและความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นเช่นกัน

#1 – เลือกสรร

อีเมลอาจถูกด่าว่าเป็นตัวถ่วงเวลา แต่คนส่วนใหญ่ชอบใช้มากกว่า ในความเป็นจริงจากการศึกษาโดย อาชีพสดอยู่ที่ด้านบนสุดของรายการในแง่ของวิธีที่ผู้คนต้องการสื่อสารในที่ทำงาน นี่คือรูปแบบการสื่อสารในการทำงานที่ผู้คนชื่นชอบ:

• อีเมล 49%
• โทรศัพท์ 23%
• แอพส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที 21%

และในโลกที่มีการประชุมมากเกินไป อีเมลอาจเป็นทางเลือกที่น่ายินดี ในการศึกษาโดย อืมม57% ของผู้คนกล่าวว่าสามารถหลีกเลี่ยงการประชุมได้โดยใช้อีเมล บ่อยครั้งหรือบ่อยมาก

ระวังสิ่งที่ผู้คนชอบโดยทั่วไป และใช้อีเมลด้วยความมั่นใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่ออีเมลสามารถแทนที่การประชุมได้ นอกจากนี้ ใช้กฎห้าข้อกับอีเมล หากอีเมลใช้เวลาในการอ่านนานกว่าห้านาที รวมบรรทัดมากกว่าห้าบรรทัด หรือต้องการการแลกเปลี่ยนมากกว่าห้าครั้งเพื่อแก้ปัญหา การรับโทรศัพท์อาจดีกว่า ในทางกลับกัน หากคุณต้องการสื่อสารรายละเอียดจำนวนมากที่ผู้คนจะต้องใช้อ้างอิงในภายหลัง อีเมลอาจเป็นรูปแบบการสื่อสารที่สมบูรณ์แบบ

แต่ยังพิจารณาสิ่งที่แต่ละคนชอบ สำหรับบางคน การส่งข้อความเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำงานถือเป็นการละเมิดขอบเขตที่ไม่เหมาะสม แต่สำหรับคนอื่นๆ ก็เป็นที่ยอมรับ หรือในบางกรณี คุณอาจคิดถึงใครซักคนด้วยการแชทใน Teams แต่ติดตามได้ง่ายๆ ในอีเมล และสำหรับพนักงานขายที่อยู่ในรถตลอดเวลา การโทรศัพท์อาจได้ผลดีที่สุด

#2 – ถ่ายทอดสด

แม้ว่างานจำนวนมากจะห่างไกลออกไป แต่ก็ยังมีคุณค่ามหาศาลในการสื่อสารสด จากการศึกษาของ LiveCareer พบว่า 83% ของผู้ตอบแบบสอบถามเห็นว่าการสื่อสารออนไลน์มีแนวโน้มที่จะทำให้เกิดความเข้าใจผิดมากกว่าการสื่อสารต่อหน้า สิ่งนี้น่าสนใจ (หรือน่ากลัว) โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการดูแลสุขภาพที่ 97% เชื่อว่าการสื่อสารออนไลน์ทำให้เกิดความสับสน

และผู้คน 81% พบว่าการสื่อสารออนไลน์ใช้เวลานานกว่าการสื่อสารต่อหน้า การเชื่อมต่ออาจใช้เวลานานขึ้น แต่เมื่อคุณเชื่อมต่อแล้ว คุณจะพบว่าการตอบคำถามหรือแชร์ข้อมูลต่อหน้าจะง่ายกว่า

ความมหัศจรรย์ของการสื่อสารแบบเห็นหน้าคือความหนาแน่นของข้อมูลที่คุณสามารถทำได้ คุณสามารถแบ่งปันความแตกต่างของข้อมูลและอารมณ์ที่เกี่ยวข้องกับปัญหา และแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วเมื่อรวมข้อมูลอวัจนภาษาที่มาจากการสนทนาสด แม้แต่การโทรศัพท์ก็ช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนความหนาแน่นของข้อมูลได้มากขึ้นผ่านน้ำเสียง ความเร็วในการพูด หรือการหยุดชั่วคราวในการสนทนา

และการสนทนาสดยังสร้างความสัมพันธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การที่คุณกลอกตาหรือยักไหล่ แสดงว่าคุณกำลังไว้ใจใครบางคนด้วยอารมณ์หรือความไม่แน่นอนของคุณ เมื่อคุณโน้มตัวไปข้างหน้า สบตา แสดงความเห็นอกเห็นใจหรือหัวเราะด้วยกัน แสดงว่าคุณแสดงความใส่ใจและแสดงตนต่อใครบางคน

ดังนั้น ปรากฏตัวในสำนักงาน โทรหาใครบางคนบนแพลตฟอร์มวิดีโอของคุณ หรือรับโทรศัพท์เพื่อแก้ไขปัญหา

#3 – ลงทุนเวลา

หากคุณใช้เวลาในการเช็คอีเมล แสดงว่าคุณเป็นเพื่อนที่ดี คนส่วนใหญ่ (40%) ใช้เวลาสองถึงสามชั่วโมงต่อวันในการเช็คอีเมล ตามมาด้วย 33% ของผู้ที่ใช้เวลาเพียงหนึ่งหรือสองชั่วโมง

เวลาที่ผู้คนใช้ในการเช็คอีเมลนั้นส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับอายุงาน ผู้ที่มีประสบการณ์ทำงานเพียงหนึ่งหรือสองปีใช้เวลาน้อยที่สุดในการเช็คอีเมลและผู้ที่มีอายุงานนานที่สุดใช้เวลามากที่สุด ซึ่งอาจขึ้นอยู่กับการรับส่งอีเมลที่ได้รับหรือตำแหน่งที่พวกเขาอยู่ หากผู้คนขยายความสัมพันธ์และมีอิทธิพลเหนืออาชีพของพวกเขา พวกเขาอาจอยู่ในวงจรการสื่อสารหรืออีเมลมากขึ้น ซึ่งต้องใช้เวลาและความสนใจ

เห็นได้ชัดว่าเป็นการยากที่จะล้างกล่องอีเมล แม้ว่า 69% ของผู้คนจะใช้เวลา 38-XNUMX ชั่วโมงในการจัดเรียงและลบอีเมลในแต่ละสัปดาห์ แต่มีเพียง XNUMX% เท่านั้นที่เคยสัมผัสรสชาติของ “กล่องจดหมายเป็นศูนย์” โดยไม่มีอีเมลอยู่ในคิว

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพต้องใช้เวลา แต่ก็คุ้มค่ากับความพยายามเช่นกัน ผู้นำที่เป็น ปัจจุบันและสามารถเข้าถึงได้ มักจะเป็นผู้ที่ได้รับความไว้วางใจมากกว่า และเพื่อนร่วมงานที่ตอบสนองและติดตามได้ดีคือคนเหล่านี้มักจะชอบทำงานด้วย นิสัยที่ทำให้คุณเข้าถึงได้มากขึ้นและตอบสนองได้ดีขึ้น ช่วยลดอคติเรื่องความใกล้ชิดและเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับคุณ

ดังนั้นให้ตรวจสอบอีเมลและตอบกลับอย่างรวดเร็วถึงอีเมลที่ง่ายหรืออีเมลที่ผู้คนกำลังรอคุณอยู่เพื่อทำงานของตนเองต่อไป ถัดไป จัดลำดับความสำคัญของอีเมลที่สำคัญ แต่จะต้องใช้เวลาหรือสมาธิมากขึ้น และจัดกลุ่มพวกมันเพื่อให้คุณสามารถตั้งช่วงเวลาตอบสนองเมื่อคุณมีช่วงเวลาที่จดจ่อ

#4 – ตอบสนอง

ความคาดหวังสำหรับเวลาตอบกลับอีเมลเพิ่มขึ้น โดยคนส่วนใหญ่ต้องการคำตอบอีเมลภายในไม่กี่ชั่วโมง:

• 1–2 ชั่วโมง 19%
• 3–6 ชั่วโมง 39%
• 7–12 ชั่วโมง 32%
• 13–23 ชั่วโมง 7%
• 24 ชั่วโมงขึ้นไป 3%

นอกจากนี้ ผู้คนมักตอบกลับอีเมลนอกเวลาทำงาน โดย 84% บอกว่าพวกเขาตรวจสอบกล่องจดหมายที่ทำงานนอกเวลาทำงาน เมื่อถูกถามว่าเช็คอีเมลบ่อยแค่ไหน 49% บอกว่าเช็คอีเมลทุกสองสามชั่วโมง 20% เช็คทุกชั่วโมง และ 24% เช็ควันละครั้ง

ทางออกที่ดีที่สุดคือการเช็คอีเมลในอัตราที่ตรงกับความต้องการงานและสไตล์ของคุณ หากคุณอยู่ในบทบาทที่ต้องติดตามผลทันที แน่นอนว่าคุณจะต้องตรวจสอบบ่อยขึ้น แต่คุณสามารถพิจารณาความชอบของคุณเกี่ยวกับขอบเขตได้เช่นกัน

สำหรับบางคน การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอมากขึ้นช่วยลดความเครียดได้อย่างแท้จริง การทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จลุล่วงและให้ความพึงพอใจ สำหรับคนอื่นๆ การตั้งคอนเทนเนอร์ของเวลาในระหว่างวันอาจทำงานได้ดีกว่าเมื่อคุณสามารถเข้าร่วมอีเมลทั้งหมดพร้อมกันได้

คุณยังสามารถสร้างขอบเขตกับเพื่อนร่วมงานได้ มีความโปร่งใสเกี่ยวกับวิธีที่คุณต้องการรับการสื่อสาร ความถี่ที่คุณจะตรวจสอบ และสิ่งที่ผู้คนคาดหวังจากการติดตามผลของคุณ การเปิดใจเกี่ยวกับแนวทางการทำงานสามารถช่วยให้คุณและเพื่อนร่วมงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยรู้ว่าควรคาดหวังอะไรจากกันและกัน

ความสมดุล

ความน่าเชื่อถือในอาชีพของคุณขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย แต่การติดตาม ติดตามผล และการสื่อสารที่ดีนั้นอยู่ในอันดับต้น ๆ ของรายการในแง่ของวิธีที่ผู้คนเห็นคุณค่าของคุณ เรียนรู้ที่จะพึ่งพาคุณ และปรารถนาที่จะทำงานร่วมกับคุณ

กำหนดขอบเขตที่ดีสำหรับตัวคุณเอง แต่ยังพิจารณาถึงสิ่งที่เพื่อนร่วมทีมต้องการจากคุณเพื่อให้ประสบความสำเร็จ การสร้างสมดุลระหว่างความต้องการของคุณและความต้องการของผู้อื่นมีส่วนช่วยในความสำเร็จของคุณ แต่ยังรวมถึงความสุขและความสมหวังของคุณด้วย