สำหรับน้ำเสียงในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ (เซอร์ไพรส์!) สำคัญที่สุด: 5 กลยุทธ์เพื่อประสิทธิผล

คุณทราบดีว่าการสื่อสารมีความสำคัญต่อความน่าเชื่อถือและประสิทธิผลของคุณ แต่เช่นเดียวกับหลายสิ่งหลายอย่างในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ความสำคัญของการสื่อสารได้เพิ่มขึ้นและลักษณะของการสื่อสารก็เปลี่ยนไป ด้วยการทำงานแบบผสมผสานและระยะไกล ระยะทางทำให้เกิดความต้องการในการสื่อสารในรูปแบบใหม่ๆ และเน้นที่การเขียนและวิธีการแบบอะซิงโครนัสมากขึ้น

การสื่อสารที่น่าสนใจ ก่อให้เกิดสุขภาพจิตความครอบคลุม ความมั่นใจ การรักษา และวัฒนธรรม และองค์ประกอบหนึ่งของการสื่อสารที่โดดเด่นคือน้ำเสียง ข้อความของคุณถูกตีกรอบอย่างไรและผู้รับรับรู้อย่างไรสามารถสร้างความแตกต่างในความสำเร็จของคุณและของพวกเขาได้

การสื่อสารช่วยลดระยะทาง

โอกาสใหม่ในการ ทำงานนอกสำนักงานจากสถานที่ห่างไกลและจากระยะไกลได้เน้นย้ำถึงผลกระทบของการสื่อสาร ตามข้อมูลใหม่จาก Grammarly และ Harris Poll82% ของผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้กล่าวว่าการทำงานจากระยะไกลเพิ่มความจำเป็นที่จะต้องเป็นผู้สื่อสารที่ดีขึ้น

นอกจากนี้ ผู้คนยังประสบปัญหาในการติดต่อกับเพื่อนร่วมงาน และพนักงาน 45% กล่าวว่าความสัมพันธ์ส่วนตัวของพวกเขาประสบปัญหาเนื่องจากการทำงานแบบผสมผสาน ประสบการณ์นี้แตกต่างกันไปตามแต่ละรุ่น โดย 59% ของ Gen Z, 48% ของ Millennials, 45% ของ Gen X และ 28% ของ Baby Boomers พูดแบบเดียวกัน

พนักงานทั้งหมด 62% กล่าวว่าทักษะการสื่อสารที่ดีขึ้นนั้นจำเป็นต่อการดูแลความหลากหลายและการอยู่ร่วมกัน นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับ 75% ของพนักงานที่ระบุว่าเป็น neurodivergent ซึ่งรายงานว่าการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพเป็นอุปสรรคในการรวมเข้าด้วยกัน ในขณะที่มีเพียง 64% ของผู้ตอบแบบสำรวจที่มีความผิดปรกติทางประสาทเท่านั้นที่เห็นด้วย และ 77% ของผู้ที่ใช้ภาษาอังกฤษเป็นภาษาที่สอง (ESL) รายงานว่าการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพเป็นอุปสรรคเมื่อเทียบกับ 68% ของผู้ที่ใช้ภาษาอังกฤษเป็นภาษาหลัก

แต่การสื่อสารที่ดียังสร้างประสบการณ์การทำงานในเชิงบวกด้วย โดย 52% ของพนักงานกล่าวว่าการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสทำให้งานของพวกเขามีความยืดหยุ่นมากขึ้น 42% รายงานว่าพวกเขามีประสิทธิผลมากขึ้น และ 34% กล่าวว่าพวกเขารู้สึกถึงการมีส่วนรวมมากขึ้น นอกจากนี้ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพยังถูกมองว่าเป็นสาเหตุของความพึงพอใจในการทำงานที่เพิ่มขึ้นของผู้ตอบแบบสำรวจ 56% และความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกับเพื่อนร่วมงาน 54%

น้ำเสียงและความมั่นใจ

มีหลายปัจจัยในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่เนื้อหาและน้ำเสียงไปจนถึงการเอาใจใส่ โหมดและแพลตฟอร์ม แต่น้ำเสียงมีความสำคัญอย่างยิ่ง ในความเป็นจริง 53% ของคนทำงานด้านความรู้กล่าวว่าน้ำเสียงมีความสำคัญมากกว่าเนื้อหาของการสื่อสาร แต่ 71% มีปัญหาในการเลือกคำที่เหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงการทำให้ผู้อื่นขุ่นเคืองใจ และ 56% รู้สึกไม่แน่ใจเกี่ยวกับการหาน้ำเสียงที่ถูกต้องสำหรับการสื่อสารของพวกเขา

โทนเสียงมีผลอย่างมากต่อการทำงานร่วมกันของผู้คน หากการสื่อสารมีโทนเชิงบวก

• 62% ตอบสนองเร็วขึ้น
• 57% ตอบสนองต่อคำขอในอนาคตมากขึ้น
• 48% จัดการกับข้อกังวลหรือทำงานที่มีคุณภาพสูงขึ้น
• และ 59% รับรู้ถึงผู้ส่งในเชิงบวกมากขึ้น

สำหรับผู้ที่อยู่ในสำนักงานหลายแห่งในสหรัฐอเมริกา หรือในสำนักงานอื่นนอกสหรัฐอเมริกา หรือผู้ที่อยู่ห่างไกลกันโดยสิ้นเชิง แต่ละเปอร์เซ็นต์เหล่านี้จะเพิ่มขึ้นระหว่าง 3% ถึง 11%

การสร้างเสียงที่เหมาะสม

การค้นหาโทนเสียงที่เหมาะสมเป็นกระบวนการที่ละเอียดอ่อนและการผสมผสานที่ดีขององค์ประกอบต่างๆ ในการสื่อสาร ต่อไปนี้คือวิธีทำให้ยอดคงเหลือถูกต้อง

#1 – เป็นเหมือนนักธุรกิจแต่เป็นมิตร

วิธีแรกในการค้นหาโทนเสียงที่เหมาะสมคือการทำตัวเป็นนักธุรกิจ แต่ก็เป็นมิตรด้วย คุณจะต้องฝึกฝนแนวทางนี้ให้เหมาะกับวัฒนธรรมและบทบาทของคุณ แต่โดยทั่วไปแล้ว ผู้คนชื่นชมคำทักทายมากกว่าการดำดิ่งลงไปในเนื้อหาของคุณ และแสดงความคิดเห็น เช่น “ฉันหวังว่าคุณจะสบายดี” หรือ การรับรู้สั้น ๆ ของสภาพอากาศหรือฤดูกาล สามารถเป็นทางวิ่งที่ดีสำหรับการแลกเปลี่ยนทางธุรกิจ

คุณจะต้องพูดสั้นๆ และโดยเฉพาะใช้กลวิธีเหล่านี้ในข้อความแรกที่เปิดหัวเรื่อง แต่คุณจะต้องจดจ่อกับธุรกิจที่ทำอยู่โดยไม่เป็นทางการเกินไป เปรียบเทียบการสื่อสารที่ดีที่สุดของคุณกับตู้เสื้อผ้าแบบลำลองสำหรับธุรกิจซึ่งคุณไม่ได้ปรากฏตัวในกางเกงวอร์ม แต่คุณไม่ได้อยู่ในชุดสูทสามชิ้น คุณมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ที่คุณต้องการบรรลุ แต่ด้วยเสียงเชิงบวก

#2 – จงมั่นใจแต่ไม่เย่อหยิ่ง

ในการสื่อสารของคุณ คุณจะมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อคุณรักษาสมดุลของความมั่นใจและความอ่อนน้อมถ่อมตน มีความชัดเจนและมีมุมมอง แต่ยังขอความคิดเห็นตามความเหมาะสม ด้วยน้ำเสียงของคุณ ให้ผู้ส่งรู้ว่าคุณมีมุมมองของคุณเอง แต่ให้คุณค่ากับพวกเขาด้วย เพราะรู้ว่าคุณไม่มีคำตอบทั้งหมด

#3 – กระชับแต่ไม่ห้วน

คุณจะต้องเข้าถึงประเด็นในการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ แต่หลีกเลี่ยงการพูดสั้นหรือพูดไม่ชัด ให้บริบทและอย่าสันนิษฐานว่าคนอื่นรู้เบื้องหลังการสื่อสารของคุณ เว้นแต่คุณจะแน่ใจว่าพวกเขารู้ แก้ไขการสื่อสารของคุณก่อนที่จะส่ง เพื่อให้คุณให้รายละเอียดเพียงพอโดยไม่ทำให้ผู้อ่านสับสน

ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณขอ พิจารณาเข้าประเด็นตั้งแต่เนิ่นๆ ในการสื่อสารของคุณ จากนั้นให้รายละเอียดหรือภูมิหลังเพิ่มเติมในส่วนหลังของข้อความ

บางครั้งสิ่งที่คุณไม่ได้ใส่ไว้ก็สำคัญพอๆ กับสิ่งที่คุณทำ ดังนั้นจงเลือกสิ่งที่คุณพูดและใส่องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของเนื้อหา นอกจากนี้อย่าใช้คำที่เขียนมากเกินไป ถ้าการพลาดเป็นลายลักษณ์อักษรจะใช้เวลามากกว่าห้านาทีในการอ่าน รวมคะแนนมากกว่าห้าคะแนน หรือต้องใช้การวอลเลย์มากกว่าห้าครั้ง มันอาจจะดีกว่าถ้าใช้การโทรอย่างรวดเร็วหรือการแลกเปลี่ยนทางวาจา

#4 – มีเสน่ห์แต่ไม่มีอารมณ์

เมื่อคุณรู้สึกเร่าร้อนเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งหรือถ้าคุณโกรธหรือหงุดหงิด ให้ระวังการตอบสนองของคุณเป็นพิเศษ คุณจะต้องการความน่าสนใจในการยื่นฟ้องบางอย่างเมื่อสถานการณ์ถูกต้อง แต่ หลีกเลี่ยงการตั้งรับ อารมณ์ หรือโกรธ ในน้ำเสียงของคุณ หากคุณรู้สึกว่ามีภาระมากเป็นพิเศษ คุณอาจลองรอสักสองสามชั่วโมงก่อนที่จะกดส่งหรือแม้แต่พักก่อนที่จะเปิดโน้ต

#5 – เป็นตัวของตัวเองแต่ไม่ตั้งใจ

ที่สำคัญที่สุด คุณจะต้องเป็นตัวของตัวเองในการสื่อสารของคุณ ในขณะเดียวกันคุณก็ใส่ใจในสิ่งที่จะส่งผลกระทบต่อผู้รับการสื่อสารของคุณมากที่สุด สำหรับคนที่ต้องการข้อมูลมาก คุณจะต้องแสดงหลักฐาน หรือสำหรับคนที่ละเอียดอ่อน คุณอาจใช้ประโยคพิเศษในการอุ่นเครื่อง แต่อย่าไปลงน้ำและทำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเป็นของแท้. พิจารณาว่าการสื่อสารของคุณจะได้รับการตอบรับอย่างไร และวิธีที่ผู้รับชอบฟังและเข้าใจข้อมูลมากที่สุด

มันเป็นเรื่องมหัศจรรย์

การสื่อสารที่ดี สามารถสร้างความสัมพันธ์ และเพิ่มความน่าเชื่อถือของคุณ แต่คุณต้องเผชิญกับอุปสรรคมากมาย คุณใช้คำที่คนอื่นตีความในทางลบ คุณตั้งใจทำน้ำเสียงที่ผู้รับอ่านผิด คุณตอบกลับล่าช้า และเพื่อนร่วมงานของคุณตั้งสมมติฐานที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณทำเช่นนั้น และด้วยการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร คุณจะขาดเงื่อนงำและตัวชี้นำทั้งหมดซึ่งไม่ใช่คำพูด เป็นเรื่องมหัศจรรย์เล็กน้อยที่เราสามารถสื่อสารกันได้เมื่อคุณไตร่ตรองถึงอุปสรรค

แต่ความตั้งใจช่วย เมื่อคุณใช้เวลาในการสื่อสารให้ดี พิจารณาผู้ชมของคุณ อ่านและแก้ไขอีกครั้ง คุณจะได้รับประโยชน์

นอกจากนี้ เมื่อคุณเป็นผู้รับการสื่อสาร คุณสามารถให้ประโยชน์แก่ข้อสงสัยของผู้ส่งได้เช่นกัน—เมื่อรู้ถึงอุปสรรคต่างๆ แล้ว คุณสามารถมองข้ามคำพูดที่เป็นตัวอักษรและรับฟังความตั้งใจในเชิงบวก

เจตนาไม่เหมือนกับผลกระทบ

คุณเคยได้ยินว่าเจตนามีผลกระทบไม่เท่ากัน และนั่นเป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส และการสื่อสารทางไกล แต่มันก็คุ้มค่าที่จะพยายามเพื่อสร้างความสัมพันธ์ พัฒนาความน่าเชื่อถือ และประสบความสำเร็จอย่างยอดเยี่ยมในการทำงาน